Πώς να διαχειρίζεστε μια εταιρεία με δύο 10-λεπτες εβδομαδιαίες συναντήσεις και Post-It σημειώσεις!
Διατηρήστε τις συναντήσεις της ομάδας σας σύντομες με ένα αποτελεσματικό σύστημα που προάγει τη συνεργασία και τη συμμετοχή.
Ο Barry Raber, μέλος της Οργάνωσης Επιχειρηματιών (Entrepreneurs' Organization ή EO) στο Portland της Ορεγκον, είναι πρόεδρος και CEO της Business Property Trust, μιας εταιρείας επενδύσεων στον τομέα ακινήτων με έδρα το Portland που διαθέτει καλυμμένους χώρους στάθμευσης RV και αποθήκες αυτοεξυπηρέτησης στην Αριζόνα και το Τέξας. Είναι ένας ηγέτης που μοιράζει πόρους για επιχειρήσεις, γι 'αυτό του ζητήσαμε να μας πει πώς απλοποιεί τις συναντήσεις στην εταιρεία του.
Σε πόσες συναντήσεις έχετε παρεβρεθεί; Σκεφτείτε το: Πόσες από αυτές ήταν πραγματικά αποτελεσματικές, εναρμονισμένες, παραγωγικές και σύντομες;
Μία φορά που ήμουν υπεύθυνος, αναζήτησα μια διαφορετική προσέγγιση - μια καλύτερη φιλοσοφία για να καθοδηγήσει τις εβδομαδιαίες συναντήσεις μου. Διάβασα βιβλία, συζήτησα μαζί με την ομάδα μου και επισκέφτηκα άλλες εταιρείες για να δω πώς χειρίζονται την "φοβερή συνάντηση". Εμφανίστηκαν κοινά θέματα - να την κρατάμε παραγωγική, να την κρατάμε γρήγορη και πάνω απ 'όλα, να την κάνουμε ευχάριστη.
Έτσι ξεκίνησε το "Meetings by Post-it", η καινοτόμα προσέγγισή μου για να συντομεύσω ριζικά τις κανονικές συναντήσεις ενώ παράλληλα αναπτύσσω το ενδιαφέρον του προσωπικού και επιτυγχάνω τους στόχους μας. Το σκεπτικό είναι απλό: γράψτε και επανεξετάστε τέσσερις παραγράφους σε μια Post-it δύο φορές την εβδομάδα, σε 10 λεπτά ή λιγότερο για όλη τη συνάντηση. Ξαφνικά, οι συναντήσεις μας έγιναν εστιασμένες, παραγωγικές και ενεργοποιητικές!
Απλό, σωστά; Γιατί λειτουργεί:
Μία συνάντηση κάθε Δευτέρα με τους συνεργάτες βοηθά όλους να:
Ορίσουν εβδομαδιαίες προτεραιότητες και επιτρέπει σε άλλους να καταλάβουν τι κάθε άτομο επιδιώκει. Αυτό προωθεί τη συνεργασία και βοηθά όλους να νιώθουν ότι συνεισφέρουν πέρα από τα ατομικά τους έργα. Τα μέλη της ομάδας σέβονται ο έναν τον άλλον περισσότερο επειδή μπορούν να δουν πώς συνεισφέρει ο καθένας. Όταν κάποιος έχει ένα έργο που δεν προχωράει με επαρκή ταχύτητα ή ένα αντικείμενο στο οποίο κολλάει, ένας άλλος συνεργάτης μπορεί να προτείνει συμβουλές ή απόψεις για να επαναφέρει την προσπάθεια εντός του στόχου.
Επίσης βοηθά να ξεκινήσει η εβδομάδα και να διατηρηθεί η παραγωγικότητα. Οι υπάλληλοι σχεδιάζουν με σοβαρότητα, έτσι ώστε να έρχονται στη συνάντηση προετοιμασμένοι, που στη συνέχεια τους επιτρέπει να επικεντρωθούν κατά τη διάρκεια της εβδομάδας στον στόχο.
Απαντώντας σε αυτό που κάνει κάθε υπάλληλος για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας, τους επανασυνδέει με τον ετήσιο σχεδιασμό που συχνά ξεχνιέται και γίνεται ανεπίκαιρος στην τριβή των καθημερινών δραστηριοτήτων. Επίσης, διατηρεί όλους ενεργούς στο σημαντικό αυτό σχέδιο. Το να μοιραστείς κάτι προσωπικό δημιουργεί εμπιστοσύνη και συντροφικότητα στο γραφείο.
Κάθε εβδομάδα, η ομάδα αισθάνεται καλύτερα για την κατεύθυνση και την επιτυχία της εταιρείας, διότι ακούει 15 έως 30 καλά πράγματα που συνέβησαν την προηγούμενη εβδομάδα, δημιουργώντας ένα θετικό και μεταδοτικό κλίμα αυξάνοντας την εμπιστοσύνη όλων.
Το σύστημα Συνατήσεις με Post-it είναι απλό. Και λειτουργεί, ειδικά για εταιρείες όπου η ηγεσία είναι από τρεις έως δέκα υπαλλήλους. Θα λειτουργούσε επίσης καλά για ένα μόνο τμήμα σε μια εταιρεία. Γρήγορες, ποιοτικές συναντήσεις είναι εύκολα εφικτές - απλά αγγίξτε ένα Post-it!
Πηγή:
ENTREPRENEURS' ORGANIZATION @ENTREPRENEURORG